5 Gründe, warum Ihr Digitalisierungsprojekt einen externen Kopf braucht

Digitalisierung im Mittelstand: Warum ein externer Berater Gold wert ist

Die Digitalisierung ist längst kein Zukunftsthema mehr – sie entscheidet heute über Erfolg oder Stillstand. Doch viele Geschäftsführer und Unternehmer stehen vor einer entscheidenden Frage: Sollen wir das selbst stemmen oder holen wir uns Hilfe von außen?

Meine klare Empfehlung: Setzen Sie auf einen externen Berater, der ausschließlich beratend tätig ist – ohne eigene Software zu verkaufen, ohne versteckte Interessen. Hier sind fünf gute Gründe, warum sich das für Sie lohnt.

1. Neutraler Blick ohne Betriebsblindheit

Kennen Sie das? Im Tagesgeschäft sieht man oft den Wald vor lauter Bäumen nicht. Ein externer Berater kommt ohne Vorbelastung in Ihr Unternehmen. Er sieht sofort, wo es hakt – während Ihre Mitarbeiter längst gelernt haben, mit Umwegen zu leben.

Beispiel: Ein Handwerksbetrieb druckte jahrelang Aufträge aus, tippte sie ins System ein und heftete sie dann ab. Drei Schritte für etwas, das mit einem Klick erledigt sein könnte. Der externe Blick deckte das in zwei Stunden auf.

Ihr Vorteil: Sie sparen Zeit, Geld und Nerven – weil Probleme erkannt werden, die intern niemand mehr sieht.

2. Keine versteckten Verkaufsinteressen

Viele IT-Dienstleister beraten – und verkaufen dann ihre eigene Software. Ein unabhängiger Berater hat nur ein Ziel: die beste Lösung für Sie zu finden. Nicht die profitabelste für sich selbst.

Beispiel: Ein Produktionsbetrieb wurde von einem Softwareanbieter beraten und kaufte ein System für 80.000 Euro. Eine neutrale Prüfung zeigte später: Eine Lösung für 15.000 Euro hätte völlig ausgereicht.

Ihr Vorteil: Sie investieren nur in das, was Sie wirklich brauchen – nicht in das, was jemand anders verkaufen will.

3. Gebündeltes Wissen aus vielen Projekten

Ein externer Berater hat dutzende Digitalisierungsprojekte begleitet. Er weiß, welche Fehler typisch sind, welche Tools funktionieren und welche Fallstricke lauern. Dieses Wissen bekommen Sie ab Tag eins.

Beispiel: Die Einführung eines neuen CRM-Systems scheitert oft an mangelnder Mitarbeiterakzeptanz. Ein erfahrener Berater plant von Anfang an Schulungen und Testphasen ein – weil er diesen Fehler bei anderen schon erlebt hat.

Ihr Vorteil: Sie vermeiden teure Anfängerfehler und profitieren von Erfahrungen aus anderen Branchen.

4. Volle Konzentration auf Ihr Projekt

Ihre Mitarbeiter haben einen Vollzeitjob. Digitalisierung nebenbei zu stemmen führt zu Überlastung und halbherzigen Ergebnissen. Ein externer Berater widmet sich Ihrem Projekt mit voller Aufmerksamkeit.

Beispiel: Der Vertriebsleiter soll nebenbei ein neues Auftragssystem einführen. Nach drei Monaten ist das Projekt kaum vorangekommen – weil immer Kundenanfragen Vorrang hatten.

Ihr Vorteil: Ihr Projekt wird konsequent vorangetrieben, während Ihr Team sich auf das Kerngeschäft konzentriert.

5. Ehrliche Kommunikation ohne politische Rücksichten

Interne Mitarbeiter sagen nicht immer, was sie wirklich denken. Da spielen Hierarchien, Sympathien und Karrieregedanken eine Rolle. Ein externer Berater kann unbequeme Wahrheiten aussprechen – respektvoll, aber direkt.

Beispiel: Die Buchhaltung arbeitet seit Jahren mit veralteten Excel-Listen, weil die langjährige Mitarbeiterin Änderungen blockiert. Intern traut sich niemand, das anzusprechen. Der externe Berater kann das Thema neutral auf den Tisch bringen.

Ihr Vorteil: Sie bekommen ehrliche Analysen und Empfehlungen – ohne interne Filter.

Externer vs. interner Projektleiter: Drei Beispiele aus der Praxis

Die Wahl des Projektleiters entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg. Hier drei Situationen, die den Unterschied deutlich machen:

Beispiel 1: Der Zeitdruck

Situation: Ein mittelständischer Großhändler will innerhalb von sechs Monaten auf ein neues Warenwirtschaftssystem umsteigen.

Interner Projektleiter: Der IT-Leiter übernimmt die Aufgabe zusätzlich. Nach zwei Monaten ist er überlastet, das Tagesgeschäft leidet, Termine werden verschoben. Nach neun Monaten läuft das System – mit doppelt so vielen Überstunden wie geplant.

Externer Projektleiter: Er strukturiert das Projekt von Anfang an straff, koordiniert Dienstleister und interne Teams, eskaliert Probleme sofort. Nach fünfeinhalb Monaten geht das System live – im Budget.

Beispiel 2: Der Widerstand im Team

Situation: Ein Handwerksbetrieb führt eine digitale Zeiterfassung ein. Die Monteure sind skeptisch und sehen das als Kontrolle.

Interner Projektleiter: Der Geschäftsführer ordnet das System an. Die Monteure nutzen es widerwillig, tragen Zeiten falsch ein, es kommt zu Konflikten. Nach einem Jahr wird das System kaum noch gepflegt.

Externer Projektleiter: Er führt zuerst Gespräche mit den Monteuren, nimmt Bedenken ernst, passt die Einführung an. Er zeigt, wie das System auch den Mitarbeitern hilft. Nach drei Monaten ist die Akzeptanz hoch.

Beispiel 3: Die Lieferantenauswahl

Situation: Ein Dienstleistungsunternehmen sucht eine neue Software für Projektmanagement und Kundenbetreuung.

Interner Projektleiter: Der Abteilungsleiter recherchiert nebenbei, vergleicht drei Anbieter und wählt den bekanntesten. Nach der Einführung zeigt sich: Wichtige Funktionen fehlen, die Schnittstelle zur Buchhaltung funktioniert nicht.

Externer Projektleiter: Er erstellt systematisch ein Anforderungsprofil, vergleicht acht Anbieter, prüft Referenzen und testet Schnittstellen. Die gewählte Lösung passt – und kostet sogar weniger.

Warum sich das Investment schnell amortisiert

Viele scheuen die Kosten für einen externen Berater. Dabei übersehen sie, wie schnell sich diese Investition auszahlt.

Ein konkretes Beispiel:

Ein Maschinenbauunternehmen mit 45 Mitarbeitern möchte seine Angebotserstellung digitalisieren. Bisher dauert ein Angebot im Schnitt 2,5 Stunden – von der Kundenanfrage bis zum fertigen PDF.

Die Ausgangslage:

• 400 Angebote pro Jahr
• 2,5 Stunden pro Angebot = 1.000 Arbeitsstunden
• Stundensatz intern: 45 Euro = 45.000 Euro pro Jahr nur für Angebote

Das Projekt:

• Externer Berater für Analyse, Konzept und Begleitung: 8.000 Euro
• Neue Software (Angebotsconfigurator): 6.000 Euro
• Schulung und Einführung: 2.000 Euro
• Gesamtinvestition: 16.000 Euro

Das Ergebnis nach Einführung:

• Angebotszeit sinkt auf 45 Minuten
• 400 Angebote × 0,75 Stunden = 300 Arbeitsstunden
• Ersparnis: 700 Stunden pro Jahr = 31.500 Euro

Die Investition hat sich in weniger als sieben Monaten amortisiert. Ab dem ersten Jahr spart das Unternehmen jährlich über 30.000 Euro – und die Angebote sind professioneller, einheitlicher und schneller beim Kunden.

Ohne externen Berater hätte das Projekt länger gedauert, mehr Ressourcen verschlungen und wahrscheinlich nicht das optimale Ergebnis gebracht.

Fazit

Digitalisierung ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Doch mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite wird der Weg kürzer, sicherer und am Ende günstiger. Ein externer Berater ohne Verkaufsinteressen ist Ihr Kompass durch den Dschungel der Möglichkeiten – neutral, erfahren und fokussiert auf Ihren Erfolg.

Die Frage ist nicht, ob Sie sich einen Berater leisten können. Die Frage ist, ob Sie es sich leisten können, ohne einen zu arbeiten.